很多人使用WPS处理文档时会希望保护文件不被随意下载，特别是对于一些涉及重要信息或专属内容的文件。今天就给大家分享几种简单又有效的方法，教你如何在WPS中设置禁止文件下载功能，操作起来非常方便，保证你的文档安全。

合理配置权限可以有效保护文件不被下载。

在云文档中设置访问权限

第一步：登录你的WPS账户：通过浏览器或客户端登录你的云端WPS账户。确保账号安全，避免设置后被他人登录恶意修改权限。
第二步：选择目标文件并设置权限：找到你需要保护的文档，右键选择“权限设置”；在弹出的窗口中选择仅浏览权限，禁用下载功能。
第三步：保存并测试权限：设置完成后退出，自己用另一个账号试着访问，看是否能够下载，确保设置生效。

使用文件外链访问限制

第一步：生成文件分享链接：在WPS文档中点击“分享”按钮，选择生成外链以共享文件。
第二步：禁用下载选项：在外链设置界面中，取消勾选“允许下载”选项，让共享的链接只能用来查看而无法下载。
第三步：分享给指定联系人：对于需要共享的对象，可以通过邮件或聊天软件发送链接，同时提醒对方不要转发，以进一步增强文件的安全性。

巧妙调整文件格式也能有效预防下载。

转换为只读PDF文件

第一步：保存文档为PDF格式：在WPS中编辑好文档后，点击“文件”-“另存为”，选择PDF格式。
第二步：设置仅阅读属性：在保存选项中选择“加密设置”，仅允许阅读，禁止打印和编辑。
第三步：分发文档分享链接：将保存好的PDF上传至网盘，仅分享浏览权限，确保文件数据不会被下载或二次篡改。

在线查看文档替代下载

第一步：上传文件至在线预览平台：使用像石墨文档、腾讯文档等支持在线预览的第三方工具上传你的文件。
第二步：限制文档权限：仅允许特定用户通过链接查看，不允许编辑或另存为原文件。
第三步：定期检查权限情况：定期登录查看共享的文档链接访问权限，有风险时立即调整。

部署加密技术可以进一步提高文件共享的安全性。

使用密码加密文件

第一步：在保存设置中启用密码保护：编辑好文档后，点击“文件”-“文档加密”，设置一个强密码。
第二步：分享密码而非文件：将文件存储在加密环境中，直接分享密码，通过口头或短信发送给相关人员。
第三步：定期更改密码：尤其针对长期文件共享，可隔一段时间更改密码，确保安全性不受影响。

添加水印或企业标识

第一步：添加显性水印：在WPS的“插入”菜单中选择“水印”功能，为文档加上明显的水印，注明“仅供参考，不可下载”。
第二步：调整水印位置及透明度：使水印信息覆盖重要内容，但不会影响阅读。
第三步：保存并分享：将文档分享给对方，通过水印降低文件被二次使用的可能性。

一些附加的工具可以帮助我们提高文档的不可下载性。

安装WPS专用安全插件

第一步：搜索安全插件：通过WPS插件市场或官方推荐的下载链接寻找适合的安全插件。
第二步：下载安装并启用：安装后在工具栏启动插件，根据提醒设置权限，选择禁止下载选项。
第三步：定期更新插件：保持插件版本更新可以避免被第三方工具破解，提高安全系数。

使用云服务附加功能

第一步：选择安全云服务：选择具备文件防下载功能的云服务，比如百度网盘、阿里云。
第二步：启用禁止下载选项：在文件上传时设置访问权限，仅限浏览或预览。
第三步：监控分享记录：关注是否有文件泄露风险，及时删除关联链接。

优化隐私设置是更高阶的方式。

关闭文档云端同步功能

第一步：打开文件设置菜单：在WPS软件设置中，找到云存储与同步相关的选项。
第二步：禁用自动同步功能：选择关闭文档的在线同步，避免文件直接下载到第三方存储服务。
第三步：存储在专用设备中：为了安全起见，重要文件尽量存储在加密硬盘或USB设备中。

设置用户特定的访问权限

第一步：启用用户验证功能：通过高级设置，启用用户验证，只有认证用户可以进入文档。
第二步：添加设备绑定：限制文档只能在指定设备打开查看，这样可以防止他人利用其他途径下载。
第三步：跟踪记录文件访问情况：设置日志记录功能，确保每次访问操作都能被监控。

WPS提供多种方式限制文件下载，比如权限设置、文件格式转换和加密技术等措施，基本可以满足大多数情况的保护需求。但从技术上讲，没有完全避免文件下载的方法。 你综合使用权限限制、加密、用户验证等多种手段，同时定期检查访问情况，确保文档安全。如果文档信息非常敏感， 使用高级安全云服务或企业级解决方案更好保护数据。

虽然禁止下载的功能有效地保护了文件的直接获取，但截屏并不属于下载。只要文件能被浏览，理论上都可能被截图或者用其他工具复制内容。如果你担心内容外泄，可以尝试使用水印来标记文件来源，或设置快速失效的链接来限制查看时间。 选择可信的分享对象也非常重要。

如果你已经分享了一个WPS文件，但后续不希望对方继续访问，解决步骤如下：